Малый бизнес имеет огромное преимущество перед большими компаниями и корпорациями - он мобильней, активней откликается на рыночные процессы, он всегда в поиске.
Располагая ограниченным материальным и временным ресурсом, владелец малого бизнеса обычно делает ставку на себя самого, свои знания и свое умение правильно распределить обязанности между своими сотрудниками. Кроме того, он вполне может сэкономить на некоторых видах работ, если правильно подойдет к этому вопросу.
Итак, сегодня мы поговорим о "лишнем весе" — сокращении издержек.
Бухгалтерия
Если объем первичной документации не велик, если не требуется постоянный контроль склада, а оформление финансовых документов происходит время от времени, то нет необходимости брать дорогого опытного бухгалтера на полный день.
Можно заключить договор с консалтинговой компанией, или пригласить приходящего бухгалтера на 1-2 дня в неделю, или взять на работу начинающего бухгалтера, который только недавно прошел курсы по 1С и начиная свою карьеру готов работать за небольшие деньги ради получения опыта.
Обработка клиентских данных и ведение базы клиентов
Очень часто в небольших компаниях ведение клиентов производится не слишком эффективно: в основу положена бумажная работа (первичные документы) и формальное ведение базы, например, в 1С. Однако, если объемы растут, приходится брать новых людей, так как держать в голове все нюансы контрактов одному человеку становится слишком сложно.
Проблему поможет решить грамотная автоматизация бизнеса и внедрение CRM-подобной системы. Нужно сразу отметить: мы не призываем вас покупать дорогую систему управления, как показала практика, очень многие вещи модно проделывать одной лишь программой Excel. В короткой перспективе это выгоднее, чем полноценное внедрение 1С и ЦРМ, но уже через год-два – увы.
Разумеется, для эффективной работы необходимо ввести методику фиксации и обработки данных и обучить этому персонал. В большинстве случаев, на это требуется один-два дня, при вдумчивом подходе.
Результат - даже если ваш менеджер заболел или уволился, вся клиентская история остается у вас, вы можете быстро обучить нового сотрудника, либо передать оставшийся "осиротевшим" участок.
Витоге самим менеджерам становится легче справлять с работой, а значит, вам не придется нанимать дополнительных сотрудников.
Обслуживание компьютеров
Как правило, в небольшом офисе не требуется постоянное присутствие системного администратора. Если у вас есть доступ в Интернет, локальная сеть, общие ресурсы (сервера хранения данных, удаленные или локальные) и некоторое количество пользовательских компьютеров, достаточно один раз правильно и грамотно настроить все профили пользователей, обеспечить безопасность всей системы и в дальнейшем она будет требовать лишь небольшой профилактики.
Далее можно использовать услуги аутсорсеров и удаленных специалистов. Например, для администрирования сервера администратор может работать со своей домашней машины, а профилактику офисной сети проводить один раз в месяц.
Заправку картриджей есть смысл доверить специализированной компании, абонентский договор с ней часто оказывается выгодней самостоятельных закупок оригинальных материалов.
Программное обеспечение
Эпоха пиартского ПО давно закончилась и теперь, чтобы нормально вести бизнес и не переживать о неожиданных штрафах и зараженных вирусами программах, компании используют исключительно лицензионный софт. Он стоит денег и много.
В данном случае речь не идет о дорогих специализированных программах, а скорее про тривиальный виндовс, офисный пакет, лицензии 1С и прочее.
Для нормальной работы можно использовать старые версии Windows. Офисный пакет заменяется облаными сервисами от Яндекса или Google. А для ведения учета можно взять 1С в аренду, где не понадобится покупать лицензию и дорогой мощный компьютер для её работы.
1С в облаке также позволит сэкономить на обслуживании самой программы: на ее обновлениях, бэкапах, на доп. оплате системному администратору.
Секретарь и сбор информации по телефону
Держать в офисе на полной ставке секретаря означает постоянно выплачивать ей зарплату, соразмерную тому доходу, что принят в вашем городе. Естественно, ставка секретаря в Москве или Питере будет отличаться от ставки секретаря в Ставрополе или Краснодаре.
Сейчас, с развитием информационных технологий и ip-телефонии ваш секретарь может физически находиться в любом городе, а для связи использовать скайп или виртуальный номер. Звонящий вам клиент будет разговаривать с живым человеком, который будет принимать у него информацию и передавать ее вам. При этом совершенно не принципиально, сидит ли ваш секретарь у вас в офисе или находится за полторы тысячи километров - контакт с клиентом все равно состоится.
Некоторые фирмы предлагают услугу компьютерного секретаря с функцией автоответчика - когда вас нет на месте, компьютерные секретарь примет электронную почту, факты, запишет звонки, и вы получите всю информацию, подключившись к Интернету. Это очень удобно и существенно снижает ваши издержки.
Прочие специалисты
Речь идет о дизайнерах, верстальщиках, копирайтерах, удаленных журналистах и других специалистов для разовых или периодических работ. Хороший специалист всегда стоит своих денег, но не всегда вам выгодно и удобно нанимать его в штат.
Если у вас есть работы, которые требуют оказания специальных услуг, к примеру, обновление сайта, написание новостей или пресс-релизов, ведение рассылки, издание собственного ньюслеттера, разработка листовки или буклета, то вам есть смысл выбрать удаленное сотрудничество во знакомым вам работником.
Здесь, конечно, есть огромный выбор, благо фрилансеров у нас становится все больше. Единственная сложность - не всегда удается сразу выйти на такого работника, как вам нужен. Кто-то берет дороже, чем хотелось бы, кто-то берет мало, но качество показывает невысокое, у кого-то слишком забитый рабочий график.
Однако "своего" человека найти все-таки можно. В некоторых случаях есть смысл поработать с готовой командой, когда отчеты о работе вам будут предоставляться централизованное, а все задачи вы будете ставить только одному человеку - руководителю команды.
Это удобно, потому что не отрывает вас от насущных дел, и выгодно, потому что ваши задачи будут решаться без лишних затрат.
В данном случае вам не требуется держать людей в штате, а оплата оказанных услуг производится по факту.
Итого
Подводя итог, хотелось бы отметить, что вот такая разумная экономия не только поможет вам снизить издержки (а значит увеличить прибыль!), но и распределит нагрузку на ваших сотрудников наиболее эффективным образом.
Кроме того, удаленным сотрудникам не нужно организовывать отдельное рабочее место, снимать офис побольше и подороже, что тоже положительно скажется на ваших доходах.
