Подготовка к отпуску главного бухгалтера

Любой сотрудник перед отпуском должен завершить дела, чтобы во время отдыха не отвлекаться на телефонные звонки по работе. Главный бухгалтер – не исключение.

Предлагаем ознакомиться с чек-листом для главбуха перед долгожданным отпуском:

  • Выбрать сотрудника, который будет замещать его в период отсутствия;
  • Документально оформить факт передачи обязанностей и полномочий;
  • Подготовить инструкции для представителей бухгалтерского отдела;
  • Уведомить ИФНС об отпуске;
  • Передать кассу.

Рассмотрим каждый пункт.

Выбираем заместителя

Это один из самых важных пунктов среди всех. Во время отсутствия главбуха, в компании обязательно должен быть работник, временно выполняющий обязанности отсутствующего.

А именно:

  • Утверждение первичных документов, фактурных счетов;
  • Ведение дел с банком партнером (передача платежек, операции со средствами на счету и пр.). В некоторых случаях необходимо оформление временной карточки с подписью временного заместителя. Кроме того, необходимо назначить сотрудника для мониторинга сведений о потенциальных проблемах банка. Это позволит минимизировать риски утери расчетного счета, утечки средств и других потерь в непредвиденных ситуациях;
  • Электронный документооборот, взаимодействие с ИФНС, ведение корреспонденции, своевременное предоставление ответов на запросы и входящую почту, отправка квитанций по факту получения требований с ответами и т. д. Нарушение сроков, установленных НК, влечет за собой штрафные санкции.

В некоторых организациях главный бухгалтер выполняет и другие обязанности, предусматривающие оперативное реагирование.

Заместитель должен быть квалифицированным и ответственным. Допускается передать полномочия нескольким работникам, распределив между ними обязанности с учетом компетенции.

Передаем полномочия

Факт передачи и распределения полномочий необходимо отразить в соответствующем документе. Порядок оформления документа определяется формой делегирования обязательств.

Например:

  • Назначение временного замещения. В таком случае издается приказ с дополнением к трудовому контракту с заместителем. Замещающему сотруднику положена доплата за совмещение;
  • Оформление внутреннего совместительства. Для этого нужно заключить независимое трудовое соглашение с заместителем, в котором прописаны условия выполнения обязанностей по совместительству. Также должен быть издан приказ, подтверждающий прием. Совместитель получит отдельный оклад;
  • Оформление временного перевода. Для этого издается приказ, подтверждающий факт перевода заместителя с занимаемой должности на должность главбуха. Данный вариант применяется крайне редко.

О факте передачи полномочий необходимо уведомить представителей отделов, с которыми постоянно взаимодействует главбух.

Выдаем инструкции работникам бухгалтерии

Для того, чтобы отдел функционировал слаженно, необходимо, чтобы у каждого сотрудника были четкие обязательства, с учетом правил взаимодействия с представителями своего и других отделов. В идеале вся эта информация должна содержаться в должностной инструкции.

В некоторых компаниях составляются памятки, в которых прописан порядок реагирования на экстренные вопросы или важные нюансы.

Вы можете подготовить памятку с правилами взаимодействия с ИФНС. В ней необходимо расписать порядок ответа на то или иное требование, с указанием крайних сроков. Не каждый заместитель обладает компетенцией главного бухгалтера, поэтому для грамотного взаимодействия с налоговиками может потребоваться инструкция. В отдельных случаях можно отправить запрос с просьбой об отсрочке на время отсутствия главбуха.

Уведомляем ИФНС

Организация не обязана ставить ИФНС в известность о выходе главбуха в отпуск. Тем не менее можно отправить письмо в налоговую инспекцию в произвольной форме.

При этом ИФНС не обязуется переносить проверки и другие плановые мероприятия ввиду отсутствия главбуха. При наличии уведомления этот момент может быть принят во внимание. Инспекторы предпочтут решение вопросов напрямую с главбухом, чем с его менее опытными заместителями. Иногда случаются исключения.

Как минимум, наличие уведомления позволит решить возникшие вопросы с налоговиками после выхода из отпуска.

Передаем кассу

Если главный бухгалтер несет материальную ответственность за наличные средства в кассе, то перед уходом в отпуск ему необходимо выполнить инвентаризацию по кассе.

С заместителем нужно заключить договор, в котором подтверждается факт перехода материальной ответственности. Таким образом главбух избавит себя от ответственности в случае возникновения недостачи за период своего отпуска.

Вместо заключения

В статье рассмотрен базовый список дел главбуха перед выходом в отпуск. Они могут отличаться в зависимости от корпоративно й политики компании и специфики деятельности.

Добросовестное выполнение своих обязанностей – залог отличного отдыха!