Любой сотрудник перед отпуском должен завершить дела, чтобы во время отдыха не отвлекаться на телефонные звонки по работе. Главный бухгалтер – не исключение.
Предлагаем ознакомиться с чек-листом для главбуха перед долгожданным отпуском:
- Выбрать сотрудника, который будет замещать его в период отсутствия;
- Документально оформить факт передачи обязанностей и полномочий;
- Подготовить инструкции для представителей бухгалтерского отдела;
- Уведомить ИФНС об отпуске;
- Передать кассу.
Рассмотрим каждый пункт.
Выбираем заместителя
Это один из самых важных пунктов среди всех. Во время отсутствия главбуха, в компании обязательно должен быть работник, временно выполняющий обязанности отсутствующего.
А именно:
- Утверждение первичных документов, фактурных счетов;
- Ведение дел с банком партнером (передача платежек, операции со средствами на счету и пр.). В некоторых случаях необходимо оформление временной карточки с подписью временного заместителя. Кроме того, необходимо назначить сотрудника для мониторинга сведений о потенциальных проблемах банка. Это позволит минимизировать риски утери расчетного счета, утечки средств и других потерь в непредвиденных ситуациях;
- Электронный документооборот, взаимодействие с ИФНС, ведение корреспонденции, своевременное предоставление ответов на запросы и входящую почту, отправка квитанций по факту получения требований с ответами и т. д. Нарушение сроков, установленных НК, влечет за собой штрафные санкции.
В некоторых организациях главный бухгалтер выполняет и другие обязанности, предусматривающие оперативное реагирование.
Заместитель должен быть квалифицированным и ответственным. Допускается передать полномочия нескольким работникам, распределив между ними обязанности с учетом компетенции.
Передаем полномочия
Факт передачи и распределения полномочий необходимо отразить в соответствующем документе. Порядок оформления документа определяется формой делегирования обязательств.
Например:
- Назначение временного замещения. В таком случае издается приказ с дополнением к трудовому контракту с заместителем. Замещающему сотруднику положена доплата за совмещение;
- Оформление внутреннего совместительства. Для этого нужно заключить независимое трудовое соглашение с заместителем, в котором прописаны условия выполнения обязанностей по совместительству. Также должен быть издан приказ, подтверждающий прием. Совместитель получит отдельный оклад;
- Оформление временного перевода. Для этого издается приказ, подтверждающий факт перевода заместителя с занимаемой должности на должность главбуха. Данный вариант применяется крайне редко.
О факте передачи полномочий необходимо уведомить представителей отделов, с которыми постоянно взаимодействует главбух.
Выдаем инструкции работникам бухгалтерии
Для того, чтобы отдел функционировал слаженно, необходимо, чтобы у каждого сотрудника были четкие обязательства, с учетом правил взаимодействия с представителями своего и других отделов. В идеале вся эта информация должна содержаться в должностной инструкции.
В некоторых компаниях составляются памятки, в которых прописан порядок реагирования на экстренные вопросы или важные нюансы.
Вы можете подготовить памятку с правилами взаимодействия с ИФНС. В ней необходимо расписать порядок ответа на то или иное требование, с указанием крайних сроков. Не каждый заместитель обладает компетенцией главного бухгалтера, поэтому для грамотного взаимодействия с налоговиками может потребоваться инструкция. В отдельных случаях можно отправить запрос с просьбой об отсрочке на время отсутствия главбуха.
Уведомляем ИФНС
Организация не обязана ставить ИФНС в известность о выходе главбуха в отпуск. Тем не менее можно отправить письмо в налоговую инспекцию в произвольной форме.
При этом ИФНС не обязуется переносить проверки и другие плановые мероприятия ввиду отсутствия главбуха. При наличии уведомления этот момент может быть принят во внимание. Инспекторы предпочтут решение вопросов напрямую с главбухом, чем с его менее опытными заместителями. Иногда случаются исключения.
Как минимум, наличие уведомления позволит решить возникшие вопросы с налоговиками после выхода из отпуска.
Передаем кассу
Если главный бухгалтер несет материальную ответственность за наличные средства в кассе, то перед уходом в отпуск ему необходимо выполнить инвентаризацию по кассе.
С заместителем нужно заключить договор, в котором подтверждается факт перехода материальной ответственности. Таким образом главбух избавит себя от ответственности в случае возникновения недостачи за период своего отпуска.
Вместо заключения
В статье рассмотрен базовый список дел главбуха перед выходом в отпуск. Они могут отличаться в зависимости от корпоративно й политики компании и специфики деятельности.
Добросовестное выполнение своих обязанностей – залог отличного отдыха!
